Die Ankunft im Forum bedeutet die Anmeldung in einem Hotel im Gewerbeparkgebiet von Regensburg mit 96 verfügbaren Gästeräumen. Während eines Aufenthalts stehen 6 Tagungsräume zur Verfügung, der größte mit 280 Plätzen. Die Abreise erfolgt vom selben Ort, an dem die Gäste angekommen sind.