So erstellen Sie ein Briefing für Ihre Firmenveranstaltung Schritt für Schritt
Von Lemondia
Was ist ein Briefing für eine Firmenveranstaltung und warum lohnt es sich
Ein Briefing für eine Firmenveranstaltung ist eine kurze Anfrage, anhand derer Event-Locations ein maßgeschneidertes Angebot erstellen können. Es enthält die wichtigsten Eckdaten der Veranstaltung: Teilnehmerzahl, Ort, Termin, Anforderungen an die Räumlichkeiten, Catering, Technik, Budget und weitere wichtige Details.
Der Sinn eines Firmenevent-Briefings besteht darin, den Locations genug Informationen zu geben, damit sie kein Angebot ins Blaue hinein schicken müssen.
Eine gut vorbereitete Anfrage bringt präzisere und verständlichere Angebote, die Sie schneller vergleichen können. Sie behalten den Überblick darüber, was realistisch ist, was die Veranstaltung kosten kann und welche Locations am besten zu Ihnen passen.
Eine sorgfältige Vorbereitung des Briefings lohnt sich vor allem dann, wenn Sie keine Zeit mit zusätzlichen E-Mails, Telefonaten und dem Nachreichen von Informationen verlieren möchten, die von Anfang an hätten mitgeteilt werden können.
Was passiert, wenn das Briefing fehlt
Zu Beginn der Planung einer Firmenveranstaltung ist es sehr einfach, einfach kein Briefing zu erstellen. Es reicht, mehreren Hotels oder Event-Locations zu schreiben, dass Sie an einer Anmietung zu einem bestimmten Termin interessiert sind, und nach der Verfügbarkeit zu fragen. Das wirkt schnell und unkompliziert.
Aber nur bis zu dem Moment, in dem eine Location nachfragt, wie viele Personen Sie erwarten, und eine andere wissen möchte, wie Sie sich das Catering vorstellen, weil sie das ebenfalls anbieten kann.
Nach ein paar Tagen haben Sie mehrere Angebote, aber eines enthält keine technischen Details zu den Konferenzräumen, ein anderes weist den Preis als Komplettpaket aus und ein drittes listet alle Posten einzeln auf. Statt einer schnellen Entscheidung müssen Sie erst herausfinden, was im Preis enthalten ist, was extra kostet und welches Angebot tatsächlich Ihren Anforderungen entspricht.
Genau das soll ein Event-Briefing verhindern. Es hilft, die Veranstaltung von Anfang an nach Ihren Bedürfnissen zu beschreiben, statt erst nach und nach auf Nachfragen der einzelnen Locations zu reagieren.
Klären Sie zuerst das Ziel der Firmenveranstaltung
Bevor Sie sich mit Location, Technik oder Catering befassen, klären Sie, warum die Veranstaltung stattfindet und warum Sie ein Briefing erstellen. Planen Sie einen Workshop zur Mitarbeiterschulung oder ein Briefing für ein Teambuilding? Lassen Sie diese Information im Briefing nicht aus.
Dadurch verstehen die Event-Locations besser, was Sie von der Veranstaltung erwarten. Sie können eine passendere Raumaufteilung, Services und ein passenderes Preisangebot vorschlagen.
Beschreiben Sie die Teilnehmenden und ihre Bedürfnisse
Die Teilnehmerzahl allein reicht nicht aus. Die Location muss wissen, wer anreist, wie lange die Personen vor Ort bleiben und was für diese Menschen während der Veranstaltung wichtig sein wird.
Es macht nämlich einen Unterschied, ob Sie eine Schulung vorbereiten, bei der bequeme Bestuhlung, gute Sicht auf die Präsentation und stabiles WLAN im Vordergrund stehen, oder eine Kundenveranstaltung, bei der ein repräsentatives Ambiente, ein reibungsloser Check-in und hochwertiges Catering gefragt sind.
Legen Sie ein Budget fest, auch wenn es noch nicht endgültig ist
Das Budget muss zu Beginn nicht auf den Euro genau feststehen. Es sollte der Location aber einen groben Rahmen geben, in dem sich das Angebot bewegen soll. Ohne diese Angabe kann es passieren, dass ein Angebot zwar sehr attraktiv klingt, aber Ihr Budget deutlich übersteigt.
Geben Sie zum Beispiel das Gesamtbudget, das Budget pro Person oder ein Limit für bestimmte Posten an (Raummiete, Catering, Technik oder Übernachtung). Wichtig ist, klarzustellen, was im Preis enthalten sein soll. Falls Sie das Budget erst zusammenstellen, hilft Ihnen auch eine eigene Kostenübersicht für die Firmenveranstaltung.
TIPP: Statt „das Budget steht noch nicht fest“ ist es besser, wenigstens einen Rahmen zu nennen. „Wir rechnen mit etwa 60 bis 80 € pro Person netto, inklusive Raum, Kaffeepause, Mittagessen und Basistechnik.“ Eine solche Anfrage hilft dabei, ein Angebot zu erstellen, das wirklich nutzbar ist.
Nennen Sie Termin, Dauer und einen groben Ablaufplan
Wenn möglich, erstellen Sie das Briefing schon in der Phase, in der der Termin noch nicht endgültig feststeht. Die Suche nach der passenden Location beschleunigt sich oft deutlich, wenn Sie auch Ausweichtermine oder einen Zeitraum in der Hinterhand haben.
Eine Anfrage für eine Firmenveranstaltung ist auch ohne Angabe der Dauer nicht vollständig. Die Location muss wissen, wann die Teilnehmenden ankommen sollen, wann das Programm beginnt, wann das Catering bereitstehen soll und wann der Raum wieder frei sein muss.
An dieser Stelle lohnt es sich, dem Briefing auch einen kurzen Ablaufplan beizufügen. Er muss nicht endgültig sein, sollte aber den grundlegenden Rhythmus der Veranstaltung zeigen: Registrierung, Hauptprogramm, Pausen, Mittagessen, Abendprogramm oder eventuelle Übernachtung.
Beschreiben Sie Anforderungen an Raum, Catering und Technik
Dieser Teil beeinflusst maßgeblich Preis und Nutzbarkeit des Angebots. Versuchen Sie, präzise zu sein und sich kurz darauf zu konzentrieren, wie die Veranstaltung ablaufen soll.
Achten Sie neben der Kapazität auch auf die bevorzugte Bestuhlung und ergänzen Sie Anforderungen an weitere Räume, die Sie etwa für Registrierung, Networking, Workshop oder Abendprogramm benötigen. Eine Anfrage für Konferenzräume sollte auch den Umfang der Verpflegung und das Timing über den Tag hinweg enthalten.
Beschreiben Sie auch konkret die benötigte technische Ausstattung. Auch wenn das anfangs übertrieben wirkt, erspart es Ihnen viele weitere Rückfragen. Für Workshop, Präsentation oder Vorträge kann es um Beamer, Leinwand, Mikrofone, Beschallung, WLAN, Stream oder technischen Support vor Ort gehen.
Fragen Sie mehrere Varianten an und setzen Sie eine Frist
Bei Firmenveranstaltungen entscheidet man sich oft nicht nur zwischen einzelnen Locations, sondern auch zwischen verschiedenen Ausstattungsstufen. Die Basisvariante kann Raummiete, einfaches Catering und übliche Technik umfassen. Die erweiterte Variante kann besseres Catering, Übernachtung, Abendprogramm oder technischen Support während der gesamten Veranstaltung beinhalten.
Schreiben Sie deshalb in Ihr Briefing, ob Sie das Angebot in einer oder mehreren Varianten wünschen. Das hilft Ihnen zu vergleichen, was ins Budget passt und wo es sich lohnt, für mehr Komfort oder eine höhere Teilnahmequote extra zu bezahlen. Geben Sie außerdem eine Frist an, bis wann Sie das Angebot benötigen.
Praktische Checkliste: Was ein Briefing für eine Firmenveranstaltung enthalten sollte
Bevor Sie das Briefing versenden, prüfen Sie, ob es die wichtigsten Informationen enthält, mit denen die Location ein nutzbares Angebot erstellen kann:
Art und Ziel der Veranstaltung,
Teilnehmerzahl und deren Bedürfnisse,
Ort und bevorzugter Termin,
Dauer der Veranstaltung und ein grober Ablaufplan,
Anforderungen an Raum und Bestuhlung,
Umfang des Caterings,
technische Ausstattung,
Übernachtung, Anreise oder Parkplätze, sofern relevant,
Budget oder Preisrahmen,
gewünschte Angebotsvarianten,
Frist für den Angebotseingang,
Ansprechperson.
Beispiel für ein gutes und ein schwaches Briefing
Der Unterschied zwischen einem schwachen und einem guten Briefing liegt in der Konkretheit. Eine schwächere Anfrage kann professionell wirken, lässt aber trotzdem vieles offen. Ein gutes Briefing hingegen beschreibt die wichtigsten Eckdaten so, dass die Gegenseite weiß, was zu kalkulieren ist und woran sich das Angebot orientieren soll.
Schwaches Briefing
„Guten Tag, wir suchen eine Location für eine Firmenveranstaltung für etwa 80 Personen in Berlin. Die Veranstaltung soll im November stattfinden, idealerweise ganztägig. Wir bräuchten einen Saal, Catering und Basistechnik. Bitte teilen Sie uns mit, ob Sie in diesem Zeitraum verfügbar sind, und senden Sie uns ein orientierendes Preisangebot. Danke.“
Diese Anfrage ist nicht völlig schlecht. Sie enthält die Personenzahl, den Ort, den groben Termin und grundlegende Anforderungen. Das Problem ist, dass immer noch unklar bleibt, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt, wie das Programm aussehen soll, was „Catering“ bedeutet, welche Technik benötigt wird und was im Preis enthalten sein soll. Das Angebot wird deshalb wahrscheinlich nicht auf Anhieb vollständig sein.
Gutes Briefing
„Guten Tag, wir suchen eine Location in Berlin für eine eintägige interne Schulung für 80 Mitarbeitende des Vertriebsteams. Bevorzugter Termin ist die zweite Novemberhälfte, idealerweise 14.–21.11. Wir planen das Programm von 9:00 bis 17:00 Uhr, Registrierung ab 8:30 Uhr.
Wir benötigen einen Saal in Reihenbestuhlung, Beamer, Leinwand, Beschallung, zwei kabellose Mikrofone, stabiles WLAN und technischen Support beim Start. Beim Catering bitten wir um ein Angebot für zwei Kaffeepausen, Mittagessen als Buffet und ganztägig verfügbare Getränke.
Das orientierende Budget liegt bei 60–80 € pro Person netto. Bitte erstellen Sie das Angebot in zwei Varianten: Basis und erweitert. Wichtig sind uns eine gute Verkehrsanbindung, Parkplätze und eine übersichtlich aufgeschlüsselte Preisangabe. Wir benötigen das Angebot bis Freitag, den 18.10. Danke.“
Eine solche Anfrage gibt der Location bereits einen klaren Rahmen. Statt einer allgemeinen Antwort wie „Ja, wir haben Kapazität, der Preis beginnt bei…“ erhalten Sie ein Angebot, das Sie beurteilen und mit anderen Optionen vergleichen können.
Erstellen Sie das Briefing einmal und erhalten Sie besser vergleichbare Angebote
Ein gutes Briefing muss nicht lang sein. Sein größter Vorteil liegt in der einheitlichen Anfrage. Dadurch können Sie Angebote nach denselben Kriterien vergleichen, statt danach zu beurteilen, wer was in den Preis eingerechnet hat.
Trotzdem müssen Sie es weiterhin verschicken und darauf achten, dass alle mit derselben Anfrage arbeiten.