Nejčastější chyby při plánování firemní akce: kde firmy ztrácí čas, peníze a nervy

Přehled chyb při organizaci firemní akce od nejasného cíle přes rozpočet až po výběr prostoru. Prakticky, bez zbytečné teorie a s tipy, jak si organizaci zjednodušit.

Plánování firemní akce se často pokazí drobnostmi, které na začátku vypadají neškodně. Jde třeba o nejasné zadání, rozpočet bez rezervy, nedostatečnou komunikaci, špatně odhadnutý program nebo prostor, který sice vypadá dobře, ale v praxi nepodporuje to, co potřebujete. Organizátoři pak hasí problémy, kterým se dalo předejít. 

Poznejte časté chyby při plánování a hlavně praktické způsoby, jak se jim vyhnout. Ať už připravujete školení pro zaměstnance, konferenci, firemní workshop, večírek nebo teambuilding.

Chybí jasný cíl firemní akce

Plánovat akci bez jasně stanoveného cíle je jako vyrazit na cestu, aniž víte, kam míříte. Ani perfektní konferenční prostory, program nebo catering nedokážete ocenit, pokud není jasné, zda akce naplnila očekávání a přinesla to, co měla. 

Jak chybě předejít

Cíl akce si stanovte nejlépe úplně na začátku. Měl by být jasný a měřitelný. Nespokojte se s větami typu: „potřebujeme motivovat zaměstnance”, nebo „chceme představit novou strategii”. Buďte konkrétní. Například:

• Konference: Do termínu akce získáme 200 registrací a skutečná účast dosáhne 75 % z registrovaných účastníků, co do 2 dnů ověříme v registračním systému.

• Teambuilding: Po akci má alespoň 80 % účastníků lépe rozumět práci lidí z jiných oddělení. Ověříme to krátkým dotazníkem do 5 dnů. 

• Školení: Do 14 dnů má minimálně 70 % účastníků začít používat nový proces v praxi, potvrzeno podle dat z interního systému.

Komunikace nemá jasná pravidla

Na špatně nastavenou komunikaci narazí dřív nebo později skoro každý, kdo připravuje firemní akci. Vedení čeká stručné podklady pro rozhodnutí, HR řeší účastníky a organizátor mezitím skládá dohromady informace z e-mailů, telefonátů a tabulek. Stačí, aby někdo neměl poslední verzi podkladů a nastupují kolečka oprav a doplňujících dotazů.

Jak chybě předejít

Předem si určete, kdo s kým komunikuje, kde se ukládají aktuální informace, kdo má za co odpovědnost a kdo řekne poslední slovo. Připravte jasné zadání akce a průběžně ho aktualizujte, aby všichni zapojení pracovali se stejnými informacemi.

Program firemní akce se plánuje bez ohledu na účastníky

Při plánování akce se snadno stane, že se program skládá hlavně podle toho, co chce firma odprezentovat. Jenže účastníci přicházejí s vlastními otázkami, očekáváním a omezenou pozorností. Pokud na to v programu nevezmete ohled, vznikne z něj sled prezentací, které sice proběhnou podle plánu, ale nezanechají žádný větší dopad.

Jak chybě předejít

Předem si zjistěte, co účastníci řeší, co je zajímá a na co potřebují najít konkrétní odpovědi. Podle toho upravte témata, délku jednotlivých bloků i formu zapojení. Do programu můžete zařadit živé hlasování, sekce otázek a odpovědí, práci ve skupinách nebo prostor pro sdílení zkušeností. Jde o to, aby lidé nebyli jen publikum, ale součást akce.

Marketing se řeší na poslední chvíli

Ani dobře připravená firemní akce se nenaplní sama. Pokud lidem nedáte jasný důvod přijít a dostatečně dlouho ho nebudete opakovat, účast může být nižší, než jste si původně představovali.   

Jak chybě předejít

Ujasněte si, koho chcete oslovit, proč má přijít a jak mu to budete průběžně připomínat. Připravte si redakční plán, do kterého zapojíte e-maily, sociální sítě, web i offline kanály (třeba firemní časopis nebo letáčky) a pravidelně se věnujte komunikaci. 

Výběr konferenčních prostor bez předchozí kontroly

Rezervace konferenčních prostor patří k nejdůležitějším částem plánování firemní akce. Pokud ale vybíráte místo, které osobně neznáte, snadno narazíte na detaily, které v nabídce nebyly vidět.

Jak chybě předejít

Vyhraďte si chvilku a vybrané prostory pro firemní akci si předem prohlédněte. Odhalíte jejich možnosti a třeba i nedostatky, poznáte se s kontaktní osobou a doptáte se na všechny nejasnosti či řešení případných změn.   

Chybí jasný rozpočet od začátku

Bez jasného rozpočtu a jeho pravidelné kontroly se z plánování firemního eventu může stát zmatek. Bez něj totiž organizátoři neví, kde mohou přidat, kde musí šetřit a které položky jsou pro výsledek opravdu důležité. Často se pak podcení catering, doprava, ubytování nebo rezerva na změny v počtu účastníků.

Jak chybě předejít

Rozpočet nastavte hned na začátku, alespoň orientačně. Nechte si ho schválit a pracujte s ním v přehledné online tabulce. Pomůže vám to lépe porovnávat možnosti a rozhodovat se s čistou hlavou.

Organizace firemní akce svépomocí se nevyplatí

Na začátku se může zdát, že organizace nebude složitá. Vyberete místo, domluvíte catering a techniku, rozešlete pozvánky. Jenže postupně přibývají další úkoly: rozpočet, komunikace s účastníky, moderátor, změny v programu, doplnění coffee breaku nebo poslední úpravy podle vedení. Tým, který má s akcí pomáhat, má vedle toho svou běžnou práci a starostí nad hlavu.

Jak chybě předejít

U větších nebo složitějších akcí si včas řekněte, co zvládnete interně a kdy vyhledáte profesionály. Někdy stačí předat jen část organizace, jindy se vyplatí zapojit eventovou agenturu. Pokud si nejste jistí, projděte si náš článek Firemní akce na klíč vs. DIY plánování: Kdy se vyplatí agentura. Pomůže vám rozhodnout se podle rozsahu akce, kapacity týmu i nároků na program.

Začněte plánovat firemní akci správně

Plánování firemní akce zabere desítky až stovky hodin. Nepřidávejte si k nim další čas řešením problémů, kterým se dá předejít. Čím dřív si ujasníte cíl, rozpočet, program i odpovědnosti, tím méně zdlouhavé improvizace vás čeká později.  

Jedním z míst, kde se dá ušetřit nejvíc času, je výběr prostoru. Přes Lemondia zadáte základní parametry akce, porovnáte vhodné konferenční a eventové prostory a rychleji zjistíte, které možnosti odpovídají vašemu termínu, rozpočtu i programu. Místo roztříštěných e-mailů a ručního dohledávání získáte přehlednější základ pro rozhodnutí.