Jak využít AI při plánování firemní akce

Jak využít AI při plánování firemní akce: 5 úkolů, se kterými organizátorům skutečně pomůže

Organizace interních školení, teambuildingů nebo konferencí s sebou přináší spoustu rutinní práce. Dohledávání v e-mailových vláknech, úpravy tabulek či přípravu reportů už ale nemusíte dělat ručně. Podívejte se, jak využít AI při plánování firemní akce a kde může vašemu týmu ušetřit nejvíc času.

Vybrali jsme pět konkrétních úkolů, se kterými může AI organizátorům pomoci už dnes.

1. Udržet rozpočet přehledný pro organizátory i vedení

Rozpočet firemní akce neslouží pouze organizátorům. Vedení podle něj potřebuje rychle poznat, kolik akce stojí, které položky tvoří největší část nákladů, jaká je rezerva a co může výslednou částku ovlivnit.

Právě s tím může AI výrazně pomoci. Pokud má k dispozici reálná firemní data a srovnávací údaje z trhu, dokáže modelovat různé scénáře a rychle ukázat jejich dopad na celkový rozpočet.

ChatGPT nebo Google Gemini dokážou z existujícího rozpočtu připravit stručné shrnutí pro vedení, porovnat plánované a aktuální náklady, spočítat cenu na účastníka nebo ukázat, které položky se proti původnímu plánu nejvíce změnily.

Z detailní tabulky tak během chvíle vznikne přehled, podle kterého se dokáže zorientovat i člověk, který přípravu akce nesleduje každý den.

2. Vybrat správné místo pro firemní akci

Výběr místa patří k časově nejnáročnějším částem plánování firemní akce. Vhodný prostor totiž musí odpovídat počtu lidí, rozpočtu, technickému vybavení nebo ubytování. Potřebné informace přitom organizátor často hledá na různých webech, v nabídkách nebo v e-mailech. Právě při jejich vyhledávání a třídění může být AI pro event manažery praktickým pomocníkem.

Například do platformy Lemondia organizátor zadá, co od místa pro firemní akci potřebuje. Nemusí pak procházet desítky webů a každému prostoru zvlášť posílat stejné zadání. Lemondia propojí požadavky akce s vhodnými prostory a organizátor má celý výběr přehledně na jednom místě.

AI a automatizace zde pomáhají hlavně s vyhledáváním, tříděním informací nebo porovnáváním parametrů. Organizátor se pak může soustředit na to, co za něj technologie nerozhodne – posoudit atmosféru místa, kvalitu komunikace nebo to, zda prostor skutečně odpovídá jeho týmu.

3. Zpracovat požadavky účastníků bez ručního třídění

Čím větší akce, tím více informací o účastnících musí organizátor zpracovat. Kolik lidí potřebuje ubytování? Kdo má speciální stravovací požadavky? A kolik z pozvaných ještě nepotvrdilo účast?

Právě tady může AI ušetřit hodiny práce s formuláři a tabulkami. Claude nebo Airtable AI dokážou z registračního formuláře rychle vytřídit odpovědi účastníků a uspořádat je do přehledu. Organizátor tak nemusí ručně procházet desítky záznamů, aby zjistil počet vegetariánských menu, zájem o ubytování nebo účast na jednotlivých workshopech.

Pozor na práci s osobními údaji

Pokud do AI nástroje nahráváte export z registračního formuláře, pracujte jen s údaji, které skutečně potřebujete. Jména, kontakty nebo citlivější informace je vhodné anonymizovat a řídit se interními pravidly firmy pro používání AI nástrojů. Pro samotné třídění většinou stačí údaje jako typ stravy, požadavek na ubytování, dopravu nebo výběr workshopu.

4. Zvládnout e-maily bez nekonečného dohledávání

Při organizaci firemní akce se komunikace často rozroste do desítek e-mailů. Potvrzení termínu, změny počtu účastníků, dotazy k technice, zajištění programu. Nejvíc času přitom zabere dohledávání toho, co už bylo domluveno a na co se ještě čeká.

AI dokáže dlouhé e-mailové vlákno shrnout, vytáhnout z něj otevřené úkoly nebo připravit různé verze zprávy pro jednotlivé skupiny účastníků.

Pokud firma používá Outlook, může podobnou práci převzít například Microsoft Copilot. Ten umí připravit návrh nové odpovědi, seřazovat přicházející zprávy podle důležitosti nebo zkontrolovat tón a srozumitelnost e-mailu. V prostředí Gmailu funguje podobně Gemini, který dokáže shrnout konverzaci, připomenout úkoly a blížící se termíny nebo pomoci s dalšími kroky komunikace.

5. Vytvořit několik variant programu během chvíle

Při sestavování programu zabere hodně času hledání variant, které na sebe časově, organizačně i obsahově navazují.

AI zde může fungovat jako kreativní partner. Pokud zadáte cíl akce, počet účastníků, časový rámec, povinné body programu a hlavní omezení, během chvíle připraví několik možných scénářů. Můžete si vybrat intenzivnější pracovní variantu, vyvážený harmonogram nebo volnější formát. A pokud později vypadne jeden workshop nebo se zkrátí čas na akci, nemusíte program skládat znovu od začátku. Stačí změnit podmínky a nechat si připravit nové možnosti.

Pro tento účel můžete využít AI nástroje pro organizaci akcí, jako je Remo AI Run of Show & Event Agenda Generator. Ten dokáže z podkladů vytvořit návrh programu a časového harmonogramu, který pak organizátor dál upravuje podle dané akce.

Umělá inteligence práci event manažerů nenahradí

Právě naopak. Čím více rutinní práce zvládne automatizace a AI, tím větší význam bude mít to, co technologie nahradit nedokážou: kreativita, vyjednávání, budování vztahů či schopnost řešit problémy pod tlakem.

Stejným směrem jde i Lemondia. Organizátorům zjednodušuje jednu z časově nejnáročnějších částí přípravy akce, tedy hledání vhodných prostorů a práci s nabídkami. Administrativou tak tráví méně času a víc se mohou věnovat rozhodnutím i samotné podobě akce.