Jak připravit brief pro firemní akci krok za krokem
Napsal Lemondia
Co je brief pro firemní akci a proč se vyplatí
Brief pro firemní akci je stručné zadání, podle kterého mohou eventové prostory připravit nabídku na míru. Obsahuje základní parametry akce, počet účastníků, lokalitu, termín, požadavky na prostor, catering, techniku, rozpočet a další důležité detaily.
Smyslem firemního briefu je dát prostorům dost informací na to, aby neposílali nabídky naslepo.
Dobře připravené zadání přinese přesnější a srozumitelnější nabídky, které můžete rychleji porovnat. Máte přehled o tom, co je reálné, kolik může akce stát a které prostory vám budou nejvíce vyhovovat.
Pečlivá příprava briefu se vyplatí hlavně když nechcete ztrácet čas doplňujícími e-maily, telefonáty a doplňováním informací, které mohly být zadané už na začátku.
Co se stane, když brief chybí
Na začátku organizace firemní akce je velmi jednoduché brief zkrátka nepřipravit. Stačí napsat několika hotelům nebo eventovým prostorům, že máte zájem o pronájem na konkrétní termín a požádat o informaci, zda mají volno. Vypadá to rychle a jednoduše.
Ale jen do chvíle, kdy se z jednoho prostoru doptávají, kolik lidí očekáváte a další se zajímá o to, jak si představujete catering, protože ten vám mohou nabídnout také.
Za pár dní máte několik nabídek, jedna ale neuvádí technické detaily konferenčních místností, druhá má cenu uvedenou jako komplet balíček a třetí rozepsané všechny položky zvlášť. Místo rychlého výběru zjišťujete, co je v ceně, co se připlácí a která nabídka odpovídá tomu, co potřebujete.
Právě tomu má event brief zabránit. Pomáhá popsat akci podle vašich potřeb hned na začátku, ne až podle toho, na co se vás jednotlivé prostory postupně doptají.
Nejdřív si ujasněte cíl firemní akce
Než začnete řešit místo, techniku nebo catering, ujasněte si, proč se akce koná a proč připravujete brief. Plánujete workshop zaměřený na vzdělávání zaměstnanců nebo připravujete zadání pro teambuilding? Tuto informaci v briefu nevynechávejte.
Díky tomu budou eventové prostory lépe rozumět tomu, co od akce očekáváte. Dokážou navrhnout vhodnější uspořádání, služby i cenovou nabídku.
Popište účastníky a jejich potřeby
Počet účastníků sám o sobě nestačí. Prostor potřebuje vědět, kdo přijede, jak dlouho na místě zůstane a co bude pro tyto lidi během akce důležité.
Je totiž rozdíl připravovat školení, kde se klade důraz na pohodlné sezení, dobrý výhled na prezentaci a stabilní Wi-Fi a na klientskou akci s potřebou reprezentativního prostředí, plynulé registrace a kvalitního občerstvení.
Stanovte rozpočet, i když zatím není finální
Rozpočet hned na začátku nemusí být přesný na korunu. Měl by ale prostoru dát základní představu, v jakém cenovém rámci se má nabídka pohybovat. Bez něj se stane, že je nabídka sice velmi poutavá, ale možná mimo vaše možnosti.
Uveďte například celkový rozpočet, rozpočet na osobu nebo limit pro konkrétní části (pronájem prostoru, catering, technika či ubytování). Důležité je napsat, co má být v ceně zahrnuto. Pokud rozpočet teprve skládáte, pomůže vám i samostatný přehled nákladů na firemní akci.
TIP: Místo věty „rozpočet zatím není stanovený“ je lepší uvést alespoň rámec. „Počítáme přibližně s 1 500 až 2 000 Kč na osobu bez DPH včetně prostoru, coffee breaku, oběda a základní techniky.“ Takové zadání firemní akce pomůže připravit nabídku, která bude použitelná.
Uveďte termín, délku a základní harmonogram
Pokud je to možné, napište brief ve fázi, kdy ještě není daný pevný termín. Výběr prostoru se často výrazně zrychlí, pokud máte v záloze i náhradní termíny nebo časové rozmezí.
Poptávka firemní akce není kompletní ani bez zadání délky. Prostor potřebuje vědět, kdy mají účastníci přijet, kdy začíná program, kdy má být připravený catering a kdy se bude místo uvolňovat.
V této části se vyplatí do briefu doplnit i stručný harmonogram. Nemusí být finální, ale měl by ukázat základní rytmus akce: registraci, hlavní program, přestávky, oběd, večerní část nebo případné ubytování.
Popište požadavky na místo, catering a techniku
Tato část výrazně ovlivňuje cenu i využitelnost nabídky. Snažte se být přesní a stručně se zaměřit na to, jak má akce fungovat.
Kromě kapacity se soustřeďte i na preferované uspořádání sálu a doplňte požadavek o další místa, která budete potřebovat například pro registraci, networking, workshop nebo večerní program. Poptávka konferenčních prostor by měla obsahovat i rozsah občerstvení a časování během dne.
Konkrétně popište také potřebné technické zajištění. I když se to na začátek zdá přehnané, ušetří vám to spoustu dalších otázek. Pro workshop, prezentaci či přednášky může jít o projektor, plátno, mikrofony, ozvučení, Wi-Fi, stream nebo technickou podporu na místě.
Poptejte různé varianty a stanovte deadline
U firemních akcí se často nerozhoduje jen mezi jednotlivými prostory, ale i mezi různými úrovněmi řešení. Základní varianta může zahrnovat pronájem sálu, jednoduchý catering a běžnou techniku. Rozšířená varianta může počítat s lepším občerstvením, ubytováním, večerním programem nebo technickou podporou po celou dobu akce.
Do briefu proto napište, jestli chcete nabídku připravit v jedné nebo více variantách. Pomůže vám to lépe porovnat, co se vejde do rozpočtu a kde má smysl připlatit, abyste získali pohodlí nebo podpořili co nejvyšší účast na akci. Zároveň uveďte deadline, dokdy nabídku potřebujete.
Praktický checklist: co má obsahovat brief pro firemní akci
Než brief odešlete, zkontrolujte, že obsahuje hlavní informace, podle kterých může prostor připravit použitelnou nabídku:
typ a cíl akce,
počet účastníků a jejich potřeby,
lokalitu a preferovaný termín,
délku akce a orientační harmonogram,
požadavky na prostor a uspořádání sálu,
rozsah cateringu,
technické zajištění,
ubytování, dopravu nebo parkování, pokud jsou relevantní,
rozpočet nebo cenový rámec,
požadované varianty nabídky,
deadline pro zaslání nabídky,
kontaktní osobu.
Příklad dobrého a slabého briefu
Rozdíl mezi slabým a dobrým briefem spočívá v konkrétnosti. Slabší zadání může působit profesionálně, přesto nechává mnoho věcí otevřených. Dobrý brief naopak popisuje základní parametry tak, aby druhá strana věděla, co má nacenit a podle čeho se bude nabídka posuzovat.
Slabý brief
„Dobrý den, hledáme prostor pro firemní akci pro přibližně 80 lidí v Praze. Akce by měla proběhnout v listopadu, ideálně v celodenním formátu. Potřebovali bychom sál, catering a základní techniku. Prosíme o informaci, zda máte v tomto období volnou kapacitu, a o zaslání orientační cenové nabídky. Děkujeme.“
Toto zadání není úplně špatné. Obsahuje počet lidí, lokalitu, rámcový termín i základní požadavky. Problém je v tom, že pořád není jasné, o jaký typ akce jde, jak má vypadat program, co znamená „catering“, jaká technika bude potřeba ani co má být zahrnuto v ceně. Nabídka proto pravděpodobně nepřijde napoprvé kompletní.
Dobrý brief
„Dobrý den, hledáme prostor v Praze pro jednodenní interní školení pro 80 zaměstnanců obchodního týmu. Preferovaný termín je druhá polovina listopadu, ideálně 14.–21. 11. Program plánujeme od 9:00 do 17:00, registrace od 8:30.
Potřebujeme sál se školním uspořádáním, projektor, plátno, ozvučení, dva bezdrátové mikrofony, stabilní Wi-Fi a technickou podporu při zahájení. Z cateringu prosíme nacenit dva coffee breaky, oběd formou bufetu a nápoje dostupné během dne.
Orientační rozpočet je 1 500–2 000 Kč na osobu bez DPH. Nabídku prosíme připravit ve dvou variantách: základní a rozšířené. Důležité je pro nás dobré dopravní spojení, parkování a přehledně rozepsaná cena. Nabídku potřebujeme do pátku 18. 10. Děkujeme.“
Takové zadání už dává prostoru jasný rámec. Místo obecné odpovědi typu „Ano, máme volno, cena začíná od…“ získáte nabídku, kterou můžete posoudit a porovnat s dalšími možnostmi.
Zadejte brief jednou a získejte porovnatelnější nabídky
Dobrý brief nemusí být dlouhý. Jeho největší výhoda spočívá v jednotném zadání. Díky němu můžete nabídky porovnávat podle stejných parametrů, ne podle toho, kdo co zahrnul do ceny.
Pořád ho však musíte rozesílat a hlídat, aby všichni pracovali se stejným zadáním.